Như chúng ta đã biết, file Excel sẽ thường có địn dạng tên đuôi như: .xml, .xls, .xlsx,.. những tên file thông thường này thì không khó để Excel có thể tiếp nhận và chuyển sang trang tính cho chúng ta. Vậy chẳng hạn khi chúng ta nhận được một file có định dạng TXT hay CSV thì sao? Liệu Excel có thể tiếp nhận dạng file này và chuyển đổi tệp cho chúng ta?
CSV (viết tắt bởi cụm từ Comma Separated Values, tức có nghĩa là sử dụng dấu phẩy để ngăn cách các giá trị). Trong đó, các giá trị của CSV hầu hết được phân cách nhau bởi dấu phẩy nhưng có lúc cũng sử dụng những ký tự khác như dấu chấm phẩy.
File CSV là một tệp thuần văn bản, có vai trò chuyển đổi dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau. Định dạng này tương tự với Excel nhưng có dung lượng nhẹ và cấu hình đơn giản hơn. File CSV được ứng dụng để lưu trữ các bảng tính có quy mô nhỏ như: báo cáo, danh sách lớp, danh bạ,…
Để mở file CSV, bạn có thể sử dụng các phần mềm bảng tính như Microsoft Excel, Google Spreadsheet,.. Ngoài ra còn có thể dùng phần mềm chỉnh sửa văn bản (như là notepad) để có thể hiển thị và chỉnh sửa.
Qua bài viết này, sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi file TXT hoặc CSV sang Excel và cách để xuất tệp CSV trên trang tính Excel.
Sự khác biệt giữa các loại tệp TXT, CSV và XLS
Tệp văn bản, tệp CSV và bảng tính Excel là những cách tuyệt vời để lưu trữ dữ liệu, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn:
● Tệp văn bản (TXT) - Tệp văn bản chứa văn bản thuần túy và thường được tạo bằng NotePad (PC) hoặc TextEdit (Mac). Nếu bạn dán nội dung vào một tệp văn bản, tất cả các kiểu và định dạng sẽ bị loại bỏ, để lại cho bạn văn bản thuần túy. Điều này giúp dễ dàng sao chép và dán dữ liệu mà không gặp vấn đề về định dạng. Nếu bạn dán dữ liệu bảng tính vào tệp TXT, thì tệp đó sẽ được phân tách bằng dấu cách theo tab.
● Tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) - Tệp CSV cũng chứa văn bản thuần túy và rất linh hoạt vì tệp có thể được mở trên bất kỳ hệ điều hành nào, trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào: Microsoft Excel, Open Office, Google Trang tính, v.v. và cả trong các ứng dụng bảng tính, như Excel. Nếu bạn dán dữ liệu bảng tính vào tệp CSV, dữ liệu đó sẽ được phân tách bằng dấu phẩy. Đây là định dạng tệp rất phổ biến để lưu trữ và đọc dữ liệu vì nó đơn giản và tương thích với hầu hết các nền tảng. Nhưng sự đơn giản này có một số nhược điểm. CSV chỉ có khả năng lưu trữ một trang tính trong một tệp mà không có bất kỳ định dạng và công thức nào.
● Bảng tính Excel (XLS) - Chỉ có thể mở bảng tính Excel bằng các ứng dụng bảng tính khác, chẳng hạn như Google Sheet hoặc OpenOffice Calc, nhưng chúng có nhiều tùy chọn định dạng, cách tính toán dữ liệu thông qua công thức, hàm và cách trình bày dữ liệu trực quan thông qua hình ảnh, biểu đồ và bảng. Thông tin được dán vào bảng tính được tách thành các ô, hàng và cột.
Ghi chú: Các tệp CSV rất linh hoạt vì chúng có định dạng cơ bản như vậy nên hầu hết các chương trình đều có thể mở hoặc xuất chúng. Nếu bạn cần loại bỏ định dạng bổ sung và chỉ lưu dữ liệu của mình, bạn cũng có thể dễ dàng chuyển đổi tệp Excel thành tệp CSV!
Các bước để chuyển đổi nội dung từ tệp TXT hoặc CSV sang Excel
Các bước để nhập tệp TXT hoặc CSV vào Excel tương tự đối với Excel 2007, 2010, 2013 và 2016:
Mở bảng tính Excel nơi bạn muốn lưu dữ liệu và nhấp vào tab DATA (Dữ liệu).
Trong nhóm Get External Data (Lấy Dữ liệu Ngoài), chọn From Text (Từ Văn bản).
Chọn tệp TXT hoặc CSV bạn muốn chuyển đổi và nhấp vào nút Import (Nhập).
Chọn Delimited (Được phân cách) và chọn dòng 1 tại phần "Start import at row 1". Dấu phân cách chỉ là một cách thú vị để nói rằng tệp TXT của bạn sử dụng các tab hoặc tệp CSV của bạn sử dụng dấu phẩy để phân tách và nhóm dữ liệu của bạn.
Lựa chọn mã hóa (lưu ý chọn mã hóa UTF-8) tại phần File origin.
Nhấp vào Next (Tiếp theo).
Tiếp theo ta sẽ lựa chọn hai tuỳ chọn là Delimiters và Text Qualifier. Ý nghĩa của việc lựa chọn Delimiters tức là ký tự phân tác các giá trị trong tệp .csv của bạn. Trường hợp mà tệp CSV của bạn chứa những ký hiệu không có trong danh sách có sẵn thì ta sẽ tích vào phần Other rồi nhập ký tự mà bạn muốn hiển thị.
Như hình ảnh dưới đây, phần Text qualifer sẽ có chức năng tự kết hợp các giá trị trong tệp văn bản của bạn, vì vậy mà tất cả văn bản đính kèm trong các ký hiệu Text qualifier, chẳng hạn như "Text1,text2" sẽ được quy về dưới dạng một giá trị. Nếu bạn chọn dấu phẩy (Comma) và dấu ngoặc kép là Text Qualifier thì tất cả các số thập phân sẽ được nhập vào một ô (bởi số thập phân chứa cả dấu phẩy). Còn nếu như ta không quy ước dấu phẩy và ngoặc kép vào Text Qualifier thì số thập phân sẽ đưa vào hai ô liền kề nhau.
Chọn dấu phân cách nhóm dữ liệu của bạn thành các cột riêng lẻ trong trường Xem trước dữ liệu. Thông thường, bạn muốn chọn "Tab" khi chuyển đổi tệp TXT và "Dấu phẩy" khi chuyển đổi tệp CSV.
Lưu ý: Nếu bạn chọn "Dấu cách", đôi khi nó có thể chia một cột thành nhiều cột nếu văn bản tiêu đề cột có nhiều từ. Hãy xem kỹ phần "Xem trước dữ liệu" để đảm bảo dữ liệu của bạn được căn chỉnh với tiêu đề cột dự kiến!
Chọn Text (văn bản) để thiết lập tất cả các dòng ở dạng text. Nhấp vào Finish (Kết thúc) để hoàn tất thiết lập.
Chọn Existing Worksheet (Bảng tính hiện có).
Thêm "=$A$1" vào trường. Điều này đảm bảo dữ liệu của bạn bắt đầu trong ô Hàng 1, Cột A của bảng tính. Nếu có bất kỳ hàng trống nào trong bảng tính phía trên dữ liệu của bạn, điều đó có thể gây ra lỗi nhập tệp.
Nhấn nút OK để chèn dữ liệu.
Nhấp vào Save (Lưu).
Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa tiêu đề cột để đảm bảo chúng khớp với tiêu đề chuẩn, sửa lỗi chính tả hoặc cập nhật định dạng và xóa các ký tự đặc biệt để ngăn lỗi nhập. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy lưu tệp lại.
Xuất tệp CSV từ Excel
Sau khi bạn đã chỉnh sửa tệp CSV của mình trong Excel, bạn có thể lưu tệp ở định dạng CSV rồi nhập tệp đó vào cửa hàng để cập nhật dữ liệu cửa hàng của mình.
Để lưu tệp CSV trong Excel:
Mở một tài liệu Excel.
Trong menu trên cùng của Excel, hãy chuyển đến tab File (Tệp) → nhấp vào Save As (Lưu dưới dạng). Ngoài ra, bạn có thể nhấn F12 để mở cùng một hộp thoại Save As .
Nhập tên tệp vào trường Save as (Lưu dưới dạng).
Trong hộp Save as type, đặt định dạng tệp là CSV (Comma delimited): Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv).
Ngoài CSV (comma delimited), một vài định dạng csv khác có sẵn cho bạn:
- CSV (comma delimited): Định dạng này lưu một tệp Excel dưới dạng văn bản được phân cách bằng dấu phẩy có thể được sử dụng trong một chương trình Windows hoặc một phiên bản hệ điều hành Windows khác.
- CSV (Macintosh): Định dạng này lưu bảng tính Excel của bạn dưới dạng tệp mà văn bản được phân cách bằng dấu phẩy để sử dụng trên hệ điều hành Mac.
- CSV (MS-DOS): Lưu tệp Excel của bạn dưới dạng tệp được phân tách bằng dấu phẩy để sử dụng trên hệ điều hành MS-DOS.
- Unicode Text (* txt): Đây là một định dạng cơ bản cho công nghiệp máy tính được hỗ trợ bởi hầu hết các hệ điều hành hiện tại bao gồm Windows, Macintosh, Linux và Solaris Unix. Nó có thể xử lý các ký tự của hầu hết các ngôn ngữ hiện đại và thậm chí một số ngôn ngữ cổ đại. Vì vậy, nếu tệp Excel của bạn chứa dữ liệu bằng ngoại ngữ, trước tiên hãy lưu nó ở định dạng Unicode Text và sau đó chuyển sang CSV.
Chú thích: Tất cả các kiểu định dạng đã đề cập ở trên chỉ lưu được với trang tính Excel đang hoạt động.
Chọn thư mục nơi bạn muốn lưu tệp Excel ở định dạng CSV, sau đó Nhấp vào nút Save (Lưu).
Sau khi bạn nhấp vào Save, Excel sẽ hiển thị hai hộp thoại. Đừng lo lắng, đây không phải là thông báo lỗi và mọi thứ đều đúng.
Hộp thoại đầu tiên nhắc bạn rằng chỉ trang tính Excel đang hoạt động mới được lưu vào định dạng tệp CSV. Nếu đây là những gì bạn đang tìm kiếm, bấm OK.
Nếu bạn cần lưu nội dung của tất cả các trang mà bạn có trong bảng tính, hãy nhấp vào Cancel và sau đó lưu từng bảng tính riêng lẻ dưới dạng tệp Excel riêng. Sau đó lưu mỗi tệp Excel dưới dạng CSV.
Nhấp vào OK trong hộp thoại đầu tiên sẽ hiển thị thông báo thứ hai thông báo cho bạn biết rằng bảng tính của bạn có thể chứa các tính năng không được hỗ trợ bởi mã hoá CSV. Nếu bạn chấp nhận điều này, hãy chỉ cần nhấp vào Yes.
Đó là nó! Bạn có một tệp CSV được lưu trong thư mục đã chọn trên máy tính của mình.