Trước khi đi phỏng vấn xin việc, bạn phải có kiến thức cơ bản về Microsoft Excel. Từ nhân viên kế toán đến lễ tân, nhân sự đến bộ phận hành chính đều sử dụng Microsoft Excel.
Nó không chỉ giới hạn ở các công ty lớn, các doanh nhân nhỏ và sinh viên đại học đang sử dụng nó cho công việc hàng ngày của họ. Đó là điều mà bạn không thể bỏ qua. Để có được một công việc, học các tác vụ Excel cơ bản (ít nhất là một số) là điều bắt buộc trong thời đại ngày nay, đó là một sự thật chắc chắn.
Để giúp bạn làm điều này, chúng tôi đã biên soạn hướng dẫn này. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm hiểu tất cả những điều cơ bản đó và quan trọng nhất dành cho người mới bắt đầu.
Khái niệm cơ bản về Microsoft Excel
Có một số chương trình bảng tính nhưng trong số đó, Excel được sử dụng rộng rãi nhất. Mọi người đã sử dụng nó trong hơn 30 năm qua và trong suốt những năm này, nó đã được nâng cấp với nhiều tính năng hơn.
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công cụ mạnh mẽ để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn.
Hiện nay, Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán, thống kê dữ liệu, có thể áp dụng cho nhiều nhiệm vụ kinh doanh, bao gồm thống kê, tài chính, quản lý dữ liệu, dự báo, phân tích, theo dõi hàng tồn kho & thanh toán và thông tin kinh doanh.
Ba thành phần quan trọng nhất của Excel bạn cần hiểu trước tiên:
1. Cell (ô)
Một ô là một phần nhỏ nhất nhưng mạnh mẽ nhất của bảng tính. Ô là các hộp hình chữ nhật nằm ở trung tâm của trang tính. Các ô chứa nhãn, dữ liệu và công thức. Để làm cho dữ liệu trang tính nổi bật, các ô có thể được định dạng để thay đổi văn bản hoặc thêm màu. Ô cũng có thể chứa biểu đồ và hình ảnh giải thích dữ liệu.
Bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào một ô bằng cách nhập hoặc sao chép-dán. Dữ liệu có thể là văn bản, số hoặc ngày tháng. Bạn cũng có thể tùy chỉnh nó bằng cách thay đổi kích thước, màu phông chữ, màu nền, đường viền, v.v. Mỗi ô được xác định bởi địa chỉ ô của nó, địa chỉ ô chứa số cột và số hàng của nó. Ví dụ: Nếu ô nằm trên hàng thứ 10 và trên cột F (cột 6), thì địa chỉ của nó sẽ là F10.
2. Worksheet (Trang tính)
Sổ làm việc Excel mới sẽ mở bằng một trang tính. Một sổ làm việc có thể chứa nhiều trang tính. Mỗi trang tính có một tab riêng ở cuối màn hình. Tab Trang tính hiển thị tên của trang tính, chẳng hạn như Sheet1, Sheet2.
Một trang tính được tạo thành từ các ô riêng lẻ có thể chứa một giá trị, công thức hoặc văn bản. Nó cũng có một lớp vẽ vô hình chứa các biểu đồ, hình ảnh và sơ đồ. Có thể truy cập từng trang tính trong Workbook (sổ làm việc) bằng cách nhấp vào tab ở cuối cửa sổ Workbook (sổ làm việc). Ngoài ra, sổ làm việc có thể lưu trữ các trang biểu đồ; một trang biểu đồ hiển thị một biểu đồ duy nhất và có thể truy cập được bằng cách nhấp vào một tab.
Dưới đây là một số mẹo khi làm việc với trang tính:
– Để thêm trang tính vào sổ làm việc Excel để giữ các tập dữ liệu riêng biệt, chọn New Sheet bên cạnh các tab Trang tính. Nếu bạn thích phím tắt hơn thì nhấn Shift + F11 hoặc Alt + Shift + F1 để thêm trang tính mới vào bên trái trang tính đã chọn.
– Đổi tên trang tính hoặc thay đổi màu tab để theo dõi dữ liệu trong các tệp bảng tính lớn dễ dàng hơn.
– Để chuyển đổi giữa các trang tính để tìm dữ liệu bạn cần, nhấn trực tiếp vào tab của trang tính mà bạn muốn truy cập. Nếu bạn thích sử dụng phím tắt, hãy nhấn Ctrl + PgUp hoặc Ctrl + PgDn để thay đổi giữa các trang tính.
3. Workbook (Sổ làm việc)
Sổ làm việc là một tệp riêng biệt giống như mọi ứng dụng khác. Mỗi sổ làm việc chứa một hoặc nhiều trang tính. Bạn cũng có thể nói rằng sổ làm việc là tập hợp của nhiều trang tính hoặc có thể là một trang tính duy nhất. Bạn có thể thêm hoặc xóa các trang tính, ẩn chúng trong sổ làm việc mà không xóa chúng và thay đổi thứ tự các trang tính của bạn trong sổ làm việc.
Một số tính năng của Excel cơ bản như:
Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại và khi dùng có thể mở ra.
Hỗ trợ các công thức để tham gia tính toán: Có rất nhiều công thức để tính toán như: SUM, TODAY, IF,...
Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn trong việc đánh giá.
Tạo và liên kết nhiều bảng tính: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn.
Hỗ trợ bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.
Các Thành phần cơ bản của Microsoft Excel
Trước khi bạn bắt đầu sử dụng nó, điều thực sự quan trọng là phải hiểu những gì ở đâu trong cửa sổ của nó. Vì vậy, trước mắt chúng ta có tất cả các thành phần chính mà bạn cần biết trước khi bước vào thế giới của Microsoft Excel.
Active Cell (ô hiện hành): Ô hiện hành được nhận dạng bởi đường viền màu xanh lục. Dữ liệu luôn được nhập vào ô hoạt động. Các ô khác sẽ được kích hoạt khi bạn chọn chúng. Nó sẽ được đánh dấu bằng một hộp hình chữ nhật và địa chỉ của nó sẽ được hiển thị trên thanh địa chỉ. Bạn có thể kích hoạt một ô bằng cách nhấp vào ô đó hoặc bằng cách sử dụng các nút mũi tên. Để chỉnh sửa một ô, bạn nhấp đúp vào ô đó hoặc sử dụng phím F2.
Column (Cột): Một cột là một tập hợp các ô theo chiều dọc. Một trang tính chứa tổng cộng 16384 cột. Mỗi cột có bảng chữ cái riêng để nhận dạng, từ A đến XFD. Bạn có thể chọn một cột bằng cách nhấp vào tiêu đề của nó.
Row (Hàng): Một hàng là một tập hợp các ô nằm ngang. Một trang tính chứa tổng số 1048576 hàng. Mỗi hàng có số nhận dạng riêng, bắt đầu từ 1 đến 1048576. Bạn có thể chọn một hàng bằng cách nhấp vào số hàng được đánh dấu ở phía bên trái của cửa sổ.
Range (Vùng): Đây là tập hợp của nhiều ô và được xác định bằng tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Ví dụ: A3:A6, D2: H6,...
Fill Handle: Đó là một dấu chấm nhỏ hiện diện ở góc dưới bên phải của ô hoạt động. Nó giúp bạn điền các giá trị số, chuỗi văn bản, chèn dãy, chèn số sê-ri, v.v.
Address Bar (Thanh địa chỉ): Nó hiển thị địa chỉ của ô đang hoạt động. Nếu bạn đã chọn nhiều ô, nó sẽ hiển thị địa chỉ của ô đầu tiên trong phạm vi.
Formula Bar (Thanh công thức): Thanh công thức là một thanh nhập liệu, bên dưới ruy-băng. Nó hiển thị nội dung của ô đang hoạt động và bạn cũng có thể sử dụng nó để nhập công thức vào một ô.
Title Bar (Thanh tiêu đề): Thanh tiêu đề sẽ hiển thị tên sổ làm việc của bạn, theo sau là tên ứng dụng (“Microsoft Excel”).
Menu File (menu tệp tin): menu File là một menu đơn giản giống như tất cả các ứng dụng khác. Nó chứa các tùy chọn như (Lưu, Lưu dưới dạng, Mở, Mới, In, Tùy chọn Excel, Chia sẻ, v.v.).
Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy cập nhanh): Thanh công cụ truy nhập nhanh thêm các lệnh thường dùng vào đầu màn hình Excel. Thanh công cụ để truy cập nhanh các tùy chọn mà bạn thường sử dụng. Bạn có thể thêm các tùy chọn yêu thích của mình bằng cách thêm các tùy chọn mới vào thanh công cụ truy cập nhanh. Quick Access Toolbar làm cho công việc của bạn diễn ra nhanh hơn bằng cách thêm các lệnh vào Thanh công cụ truy nhập nhanh thay vì tìm kiếm qua các tab để tìm những gì bạn cần. Để tìm các lệnh được sử dụng thường xuyên này, hãy chọn mũi tên xuống Customize Quick Access Toolbar.
Ribbon (ruy-băng): Ribbon là tập hợp các nút và biểu tượng nằm phía trên trang tính. Khi nhấp vào, các nút và biểu tượng này sẽ kích hoạt các tính năng khác nhau. Bắt đầu từ Microsoft Excel 2007, tất cả các menu tùy chọn được thay thế bằng ruy-băng. Các tab ruy-băng là một nhóm các nhóm tùy chọn cụ thể chứa thêm tùy chọn.
Worksheet Tab (Tab trang tính): Tab này hiển thị tất cả các trang tính có trong sổ làm việc. Sổ làm việc Excel mới sẽ mở bằng một trang tính. Một sổ làm việc có thể chứa nhiều trang tính. Mỗi trang tính có một tab riêng ở cuối màn hình. Tab Trang tính hiển thị tên của trang tính, theo mặc định, bạn sẽ thấy ba trang tính trong sổ làm việc mới của mình với tên tương ứng là Sheet1, Sheet2 và Sheet3.
Status Bar (Thanh trạng thái): Đó là một thanh mỏng ở dưới cùng của cửa sổ Excel. Nó sẽ giúp bạn ngay lập tức khi bạn bắt đầu làm việc trong Excel.
Excel ứng dụng cho những ngành nào?
Kế toán: Đây là ngành sử dụng Excel khá thường xuyên để tính toán, lập các báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính,...
Kỹ sư: Tính toán dữ liệu để tham gia vào các công trình xây dựng, dự án,...
Ngân hàng: Quản lý nhân sự, tài sản và các danh sách.
Giáo viên: Quản lý thông tin và tính điểm cho học sinh.
Tham khảo các chủ đề có liên quan khác: