Excel là một chương trình xử lý bảng tính hữu ích cho tất cả mọi người từ những người trong ngành kế toán, nhân sự, hành chính, giáo viên và ngay cả học sinh sinh viên,...
Một trong những chức năng căn bản của Excel đó là Format cell hay còn gọi là định dạng ô. Khi nói đến việc định dạng các ô trong bảng tính, chúng ta chỉ thay đổi hình thức của các giá trị dữ liệu mà không thay đổi bản thân dữ liệu đó. Chúng ta có thể áp dụng định dạng số (1, $1, 100%, v.v.) hoặc định dạng khác (căn chỉnh, phông chữ, đường viền, v.v.).
Mặc định thì Excel sẽ luôn định dạng bất kì những gì bạn gõ vào 1 ô với kiểu General. Để áp dụng định dạng số, hãy sử dụng hộp thoại Format cell.
Định dạng số (Number Formats) là gì?
Định dạng số (Number Formats) là tính năng cho phép bạn định dạng số cho dữ liệu để có cái nhìn trực quan về văn bản. Đồng thời, định dạng số còn cho bạn biết chính xác kiểu dữ liệu bạn đang sử dụng trong bảng tính như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), phân số, ngày tháng,...
Tại sao phải sử dụng định dạng số?
Sử dụng định dạng số trong bảng tính Excel hiểu không những giúp cho tổng hợp thông tin hoặc phân tích dữ liệu sẽ dễ dàng hơn mà còn giúp cho người đọc dễ dàng đọc hiểu các con số trên đó và có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu.
Những kiểu định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel
Để định dạng số, trước hết bạn cần phải mở hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
● Dùng phím tắt để mở hộp thoại Format Cells. Chọn vùng cần định dạng và nhấn phím tắt CTRL + 1 (Nhấn giữ phím CTRL và bấm số 1).
● Sử dụng chuột phải. Nhấn chuột phải vào vùng cần định dạng và chọn Format Cells.
● Nhấn vào các mũi tên khoanh đỏ ở thanh công cụ để mở hộp thoại Format Cells.
● Tại thẻ Home, chọn Format và nhấn chọn Format Cells.
Hộp thoại Format Cells sẽ có 6 thẻ dưới đây:
- Thẻ Number: Hỗ trợ các định dạng số trong Excel.
- Thẻ Alignment: Hỗ trợ căn chỉnh văn bản trong Excel.
- Thẻ Font: Hỗ trợ điều chỉnh, lựa chọn cỡ chữ, kiểu chữ trong Excel.
- Thẻ Border: Hỗ trợ tạo khung viền cho bảng trong Excel.
- Thẻ Fill: Hỗ trợ tự động làm đầy dữ liệu tại cột hoặc hàng trong Excel.
- Thẻ Protection: Hỗ trợ bảo vệ trang tính bằng cách tạo mật khẩu trong Excel.
Định dạng số (Number)
Định dạng số là định dạng thường dùng nhất trong Excel. Định dạng số bao gồm định dạng số thập phân, số âm và dấu phẩy ngăn cách phần nghìn.
Trong mục này, các định dạng lần lượt có ý nghĩa là:
Sample: Cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào.
Decimal places: Dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phân.
Use 1000 Separator (,): Nếu tick vào mục này, dấu phẩy sẽ xuất hiện để ngăn cách chữ số hàng nghìn.
Negative numbers: Định dạng số âm.
Ví dụ: Lựa chọn định dạng Number cho dữ liệu ở cột C:
+ Sử dụng 2 số ở sau dấu phẩy.
+ Sử dụng dấu phẩy ngăn cách chữ số hàng nghìn.
Định dạng tiền tệ (Currency)
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Currency ở cột bên trái > Tùy chọn định dạng ở cột bên phải > Chọn OK.
Các tùy chọn:
+ Decimal places: Thiết lập bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩy của phần thập phân.
+ Symbol: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.
Negative numbers: Định dạng số âm.
Lưu ý: Khi sử dụng định dạng tiền tệ, ký hiệu của đơn vị tiền tệ đó sẽ xuất hiện bên cạnh số tiền đó.
Ví dụ: Lựa chọn định dạng Number cho dữ liệu ở cột C:
+ Sử dụng 2 dấu phẩy ở sau số thập phân.
+ Đơn vị tiền tệ là $.
Định dạng trong kế toán (Accounting)
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Accounting ở cột bên trái > Tùy chọn định dạng ở cột bên phải > Chọn OK.
Định dạng Accounting có 2 tùy chọn:
+ Decimal places: Thiết lập bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩy của phần thập phân.
+ Symbol: Tùy chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn.
Lưu ý: Khi sử dụng định dạng kế toán (Accounting), các ký hiệu tiền tệ sẽ xếp thành 1 hàng thẳng chứ không không liền kề với số như định dạng Currency.
Ví dụ: Lựa chọn định dạng Accounting cho dữ liệu ở cột C:
+ Sử dụng 3 dấu phẩy ở sau số thập phân.
+ Đơn vị tiền tệ là $.
Định dạng dữ liệu kiểu chữ (Text):
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Text ở cột bên trái > Chọn OK.
Ví dụ: Sử dụng định dạng Text cho cột Họ tên.
Định dạng ngày tháng và thời gian (Date):
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Định dạng phân số (Fraction) trong Excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó.
Ví dụ: để nhập phân số “1/2” thì bạn phải nhập vào 0,5 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng phần trăm (Percentage) trong Excel
Đây cũng là một định dạng được sử dụng nhiều trong các định dạng số. Khi sử dụng định dạng phần trăm, các giá trị sẽ được hiển thị dưới dạng %.
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Percentage ở cột bên trái > Tùy chọn Decimal places ở cột bên phải > Nhấn OK.
Ví dụ: Định dạng Percentage cho cột dữ liệu C và không có phần thập phân.
Định dạng số trong khoa học (Scientific)
Định dạng số trong khoa học tại Excel được dùng để hiển thị các số rất lớn hoặc rất nhỏ.
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Scientific ở cột bên trái > Tùy chọn có bao nhiêu số thập phân tại mục Decimal places ở cột bên phải > Nhấn OK.
Ví dụ: chúng ta có 1 con số rất lớn là 50 tỉ, 50 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 50,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 5E+10. Ngoài cách đọc là 50 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 5 nhân 10 mũ 10.
Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Định dạng đặc biệt ( Special ):
Với mỗi nước tương ứng, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện.. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special.
Ví dụ: Chọn số điện thoại kiểu Special (đặc biệt) tại Việt Nam
Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)
Định dạng Custom cho phép người dùng tự tạo ra định dạng cho riêng mình theo quy luật của Excel. Quy luật này gồm 4 phần theo thứ tự: số dương, số âm, số 0 và text. Cụ thể:<số d="">;<số>;<số 0="">;</số> </số></số>.
Tại hộp thoại Format Cells. Chọn Custom ở cột bên trái > Tùy chỉnh định dạng mong muốn tại mục Type ở cột bên phải.
Ví dụ: Định dạng Custom theo quy luật số như sau:<số d="">;<số>;<số 0="">; như sau: #.##0,000;(#.##0,000);”-”;[Green]@
Khi đó, định dạng đó sẽ được hiển thị thành:
+ Số dương: Số dương sẽ hiển thị 3 chữ số ở phần thập phân (nếu có) và được ngăn cách hàng nghìn bằng dấu chấm.
+ Số âm: Số âm sẽ định dạng hiển thị tương tự như số dương nhưng được đặt trong dấu ngoặc đơn.
+ Số 0: Số 0 sẽ được hiển thị dưới dạng một dấu gạch nối
+ Text: Dữ liệu văn bản sẽ được hiển thị bằng màu xanh.
Mẹo khi sử dụng định dạng số
Khi bạn sử dụng định dạng số, bạn hãy áp dụng một số mẹo dưới đây để có thể nhận được kết quả tốt nhất:
Nếu bạn muốn sử dụng cho mỗi cột một loại dữ liệu nhất định, bạn hãy chọn toàn bộ cột và sau đó áp dụng định dạng số bạn muốn vào cột đó. Khi sử dụng cách này, dữ liệu của bạn thêm vào trong tương lai cũng sẽ được định dạng chính xác theo định dạng bạn đã chọn, vô cùng nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm thời gian.
Khi bạn sử dụng định dạng số trong một công thức tham chiếu vào một ô, bảng tính Excel sẽ tự động áp dụng các định dạng cùng loại cho ô mới.
Định dạng số văn bản giúp cho dữ liệu bạn nhập chính xác hơn, nhất là những con số mà bạn không muốn dùng để tính toán như số điện thoại, số seri,... (Tốt nhất bạn nên áp dụng định dạng số trước khi nhập dữ liệu vào các ô này để tránh gặp phải những sai sót).
Increase Decimal (Tăng số chữ số sau dấu phẩy) và Decrease Decimal (Giảm số chữ số sau dấu phẩy) giúp bạn kiểm soát số lượng chữ số sau dấu thập phân được hiển thị tại một ô trong bảng tính mà không làm thay đổi giá trị của ô đó.